Aus der Praxis: Konfiguration und Implementierungsunterstützung eines cloudbasierten Projekt Portfolio Management Systems bei einem globalen Pharmaunternehmen

microscope and laboratory test tube , science research concept

© kwanchaift / Fotolia

Ein führendes multinationales Pharmaunternehmen hat die Tiba Technologieberatung GmbH (Tiba-Tech) mit Sitz in Berlin (Tochtergesellschaft der Tiba Managementberatung GmbH) beauftragt, die Einführung eines neuen globalen Systems zum Projekt Portfolio Management zu begleiten.

Dies umfasst auch die systembedingten Workflowänderungen in mehreren Phasen innerhalb ihrer Organisation zu unterstützen und die aktive Gestaltung der Anwendertrainings. Die Implementierung selbst geschieht in Zusammenarbeit mit dem Hersteller der Softwarelösung.
Bei der Einführung der neuen Lösung werden Altsysteme ersetzt und deren Altdaten, sofern nötig, migriert. Der Vorteil der Verbesserung der Datenqualität, macht den hohen Migrationsaufwand wieder wett und dient zudem der Vereinheitlichung der verschiedenen Datensysteme. Für das Portfolio Management bedeutet dies auch eine bessere Transparenz über alle Projekte hinweg. Der Ablauf des Projektes und die bisher erzielten Ergebnisse sollen im Nachfolgenden geschildert werden.

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Bild 1: Migrationsschema für die Datenmigration der bisherigen Insellösungen nach Planisware (eigene Darstellung)

Nach einem Softwareauswahlverfahren für das strategische und operative Projektmanagement hat sich das Pharmaunternehmen für das Produkt „Planisware V6“ entschieden. Zukünftig sollen 50 Projektportfoliomanager und etwa 300 bis 500 Projektmanager mit dem Zielsystem arbeiten können. In einem weiteren Schritt werden auch die Ressourcenmanager in das System eingebunden. Die Projekte in diesem Unternehmen werden in unterschiedliche Projekttypen untergliedert und umfassen unterschiedliche Komplexitäten und Reifegrade in der Projektplanung.

Mehrphasige Implementierung

Die erste Phase umfasste das strategische Projektportfoliomanagement. Diese Stufe der Implementierung, einschließlich der Datenmigration und der entsprechenden Trainingsmaßnahmen, ist bereits abgeschlossen. Der Produktivstart hat im Februar 2016 stattgefunden. Dies war nur durch ein in der Cloud gehostetes System realisierbar, das ohne Schnittstellen auskommt. Neben vorbereitenden Maßnahmen für die zweite Phase, das operative Projektmanagement, sind Tätigkeiten für Training, Support und Konfiguration sowie Projektmanagement notwendig. Durch komplexe Abhängigkeiten innerhalb der unterschiedlichen Projekttypen und der divergenten Ansprüche der Stakeholder an das System, ist neben der Prozessanalyse und Template Erstellung für die Projektplanung innerhalb des Tools, ein großer Organizational Change-Management Aufwand Bestandteil der Beauftragung.
Um Umstrukturierungen und geänderten Business Prozessen zeitnahe Rechnung zu tragen, wurde innerhalb der mehrphasigen Konfigurations- und Rollout-Strategie auf Anraten der Tiba-Tech ein agiles Vorgehensmodell gewählt.
Im Fokus für das weitere Rollout stehen neue Stakeholdergruppen mit eigenen Portfolio- und Projektmanagement Prozessen. Die Implementierung von Komfortfunktionen (Single-Sign-On, Autocomplete aus Master Data Management System) ist mittlerweile (Stand Mai 2017) bereits erfolgt. Letzteres forderte jedoch sowohl den Hersteller des Systems, als auch die interne IT des Kunden, da das System weiterhin extern in der Cloud verbleiben soll. Beide Anbindungen wurden erfolgreich implementiert und ausgerollt.

Meilensteine des Projektes

Zu Beginn dieses Projektes stand die Unterstützung des Projektleiters des Pharmaunternehmens durch die Tiba-Tech im Vordergrund. Dabei ging es im Wesentlichen um ein regelmäßiges Reporting des aktuellen Status, die Kommunikation mit den Stakeholdern sowie die Koordination der einzelnen Arbeitsgruppen. Darüber hinaus stand die Erstellung einer notwendigen Projektmanagement-Dokumentation sowie deren Abstimmung mit der amerikanischen IT-Abteilung im Fokus. Zudem umfassten die Tätigkeiten der Berater der Tiba-Tech den Aufbau eines Project Offices mit einer geeigneten Vorlagenbereitstellung sowie der Einforderung des aktuellen Arbeitsgruppenstatus zur Gesamtprojektsteuerung. Ebenso zählen hierzu die Sammlung und Aufbereitung von funktionalen Anforderungen für zukünftige Rollouts sowie die Abstimmung mit dem Softwarehersteller bezüglich der spezifischen Kundenanforderungen.
Im Zuge der Implementierung ist insbesondere eine entsprechende Schulung der Endanwender, die künftig mit diesem System arbeiten werden, notwendig. Sowohl die Erstellung als auch die Koordination der Umsetzung dieses Schulungskonzeptes mit den dazugehörigen Trainingsmaterialien für Web-based Trainings und die Trainingsunterstützung als Subject Matter Expert umfassen das Aufgabenspektrum der Berater der Tiba Technologieberatung GmbH. Die Durchführung dieser spezifischen Workshops dient dazu, dass die Mitarbeiter ihre Unsicherheiten und Vorbehalte gegenüber den Prozessneuerungen abbauen können.
Weitere Meilensteine innerhalb des Projektes ist der Aufbau eines Supportprozesses inklusive der Prozessdokumentation und -modellierung sowie die Umstellung der Change Request Umsetzung auf ein agiles Vorgehensmodell (Scrum).

Der aktuelle Fokus (Stand Januar 2017) ist die Umstellung aller Business Projekte auf einen geänderten Portfolio Prozess. Hierbei ist die Migration aller laufenden Projekte notwendig. Ein für das high-level Management der Projekte angepasstes User Interface wird demnächst für die Portfoliomanager zur Verfügung stehen. Zudem werden die Projektmanager, die größtenteils noch nie mit einer Scheduling Engine (z.B. MS Project, Smartsheet, Planview, Planisware, etc.) gearbeitet haben, in Planisware geschult und an die künftigen Workflows herangeführt. Die Konzeption und Umsetzung der Trainingsinhalte sowie die Unterstützung der Trainings als Subject Matter Experts (SMEs) wird durch die Tiba-Tech geleistet.

Die Besonderheit bei der Einführung dieses global genutzten Projekt Portfolio Management Systems ist, dass die enge Timeline nur durch ein in der Cloud gehostetes System haltbar war. Trotz der Option das System jederzeit On-Premise zu hosten, wird dies vom Kunden bis auf Weiteres nicht gewünscht. Dies stellt für die Anbindung von Unternehmenssystemen (Active Directory, SAP, etc.) sowohl die IT des Kunden, als auch den Hersteller vor die Herausforderung sowohl performant als auch sicher zu funktionieren – und das global. Gemeinsam mit der Tiba-Tech arbeiten der Hersteller und das Projektteam, bestehend aus den unterschiedlichen Stakeholdergruppenvertretern, parallel an der Konfiguration weiterer Features als auch an der Anbindung der internen Systeme. Die Implementierung der geänderten Workflows innerhalb des Unternehmens wird hierbei stark von der Tiba-Tech mitbegleitet und geprägt (Info-Veranstaltungen, Projekt-Newsletter, Walk-In-Sessions, Intranetseite für Tool und Projekt, u.a.).

Erzielte Resultate

Die Einführung der Projekt Portfolio Management Lösung nach den Konfigurationsanforderungen des Kunden war zielführend. Zeitgleich konnten die Vorbereitungen künftiger Rollouts für konfigurierte Funktionalitäten zum detailliertem Projektmanagement getroffen werden. Dank eines agilen Projektmanagementansatzes ist eine zeitnahe Umsetzung bestehender kritischer Changes realisierbar. Die Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung des Projektes ist insbesondere auf die konstruktive Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und der Tiba-Tech zurückzuführen. Durch die Bereitstellung von entsprechenden Schulungsunterlagen und Trainingseinheiten für die Endanwender ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter gesichert. Diese Aspekte wurden durch vermehrte Umfragen innerhalb der Organisation bestätigt und zeigt die Relevanz partnerschaftlicher Zusammenarbeit und gesamtheitlicher Begleitung bei Softwareimplementierungen bis zum letzten Schritt – von der Softwareauswahl, über die Konfiguration des Systems, bis zum Rollout aller Features an die zuvor trainierten Stakeholder.

Blick in die Zukunft – Verwendung einer Walkthrough Software als Unterstützung

Der eingangs bereits erwähnte Rollout an eine spezielle Stakeholdergruppe ist aktuell (Stand Mai 2017) in vollem Gange – die Einbindung der Ressourcenmanager. Das Besondere? Diese Gruppe ist nur ein bis zwei Mal pro Jahr im System und benötigt eine extrem vereinfachte Benutzerschnittstelle um den Schulungsaufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Bisher wurden die Rückmeldungen der Resourcenmanager („Resource Owners“) von Dritten exportiert und wieder in Planisware hinterlegt. Künftig werden sie ihr Feedback zur Ressourcenverfügbarkeit selbst dort eintragen.

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Bild 2: Bisheriger Workflow für das Ressourcen Feedback (eigene Darstellung)

Nach wie vor ist geplant, möglichst wenig außerhalb der Standardfunktionalität von Planisware zu arbeiten. Der momentane Ansatz ist daher die Verwendung einer Drittanbieter Software: „WalkMe“ des gleichnamigen Anbieters.
In WalkMe können die Workflows, die ein jeder Nutzer zu erledigen hat, systemseitig hinterlegt werden und erlauben so jederzeit die Unterstützung der Anwender, wenn diese nicht mehr weiterwissen. Das alles geschieht ohne Änderung an Planisware und kann mit Hilfe eines Browser Plugins für jeden Nutzer bereitgestellt werden.

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Bild 3: Schematische Darstellung der WalkMe Nutzerführung in Planisware

Zukünftig werden mehr und mehr klassische Schulungsinhalte direkt ins System übertragen und den Teilnehmern dort direkt zum Selbststudium bereitgestellt. Das Potential zur individuellen Unterstützung durch WalkMe ist groß – nicht nur bei Planisware.

Quellenangabe: (c)Planisware Deutschland GmbH, (c)WalkMe Inc

Über den Autor

kuisleDaniel Kuisle ist seit 2015 als Berater für die Tiba Technologieberatung tätig. Seine Leidenschaft für das Thema Prozessberatung entwickelte der zertifizierte Projektmanagement-Fachmann (GPM) im Rahmen vorheriger Tätigkeiten bei der BMW M GmbH in Garching b. München sowie bei einem Hersteller von Workflow Lösungen.

Der Autor freut sich über Ihre direkte Kontaktaufnahme über: kuisle@tiba-tech.de

Mehr Informationen: http://www.tiba-tech.de

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