Eine vollkommen neue Vision der Software-Unterstützung im Projektmanagement: Der Digitale Werkzeugkoffer der Tiba Technologieberatung

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Wir werden im Folgenden eine neuartige und innovative Perspektive skizzieren, die es einem Project Management Office (PMO) ermöglicht, sich voll und ganz auf seine Kernaufgaben zu fokussieren und Entscheidern die Sicherheit gibt, dass strategische Unternehmensprojekte zum Erfolg geführt werden.

Ärger mit der PM-Software, der mühsame Datenaustausch zwischen Systemen, mangelnde Transparenz über Projektdaten und fehlende Systemakzeptanz durch die Anwender werden damit der Vergangenheit angehören. Unsere Vision für die Softwareunterstützung im Projektmanagement der Zukunft ist der Digitale Werkzeugkoffer.

Aber eins nach dem anderen: Das Kerngeschäft der Tiba Technologieberatung ist es, Unternehmen aller Größenordnungen und Industrien hinsichtlich einer passenden Toolunterstützung im Projektmanagement zu beraten. Bei unseren Kunden bewegen wir uns in einem Spannungsfeld zwischen selbstgestrickten PM-Toollösungen, zum Beispiel auf Basis von Excel, und komplexer, spezialisierter PM-Software über die angefangen vom Portfoliomanagement bis hin zur Einzelprojektplanung alle Aufgaben umfassend abgedeckt werden können. Oft sehen wir auch hybride Lösungen, bei denen mehrere Insellösungen mit einem zentralen System zusammenspielen sollen. Nur selten ist der Kunde mit der im Einsatz befindlichen Lösung zufrieden, wenn er uns hinzuzieht.

Wir machten uns zunächst auf die Suche nach einer geeigneten Metapher, die uns dabei helfen sollte, zu verstehen, wie sich die Softwareunterstützung im Projektmanagement unserer Kunden optimieren lässt.

Die Softwareunterstützung im Projektmanagement ist vergleichbar mit Werkzeugen, die wir im Haushalt oder im Garten einsetzen. Nicht von ungefähr sprechen wir von einem „PM-Tool“ (also einem PM-Werkzeug). Denn in jedem PMO gibt es – wie auch in Haushalt und Garten – ganz typische Tätigkeiten, die regelmäßig anfallen: Während wir in Haushalt und Garten Unkraut jäten, Wände streichen oder neue Bilder aufhängen, beschäftigen wir uns in einem PMO mit Themen wie Fortschrittskontrolle, Freigabe von Arbeitspaketen, Zeitrückmeldungen, Risikomanagement und Ressourcenanforderungen. Im Haushalt wie auch im PMO werden die Aufgaben durch Werkzeuge unterstützt. Ohne das richtige Werkzeug sind diese Aufgaben im einen wie im anderen Fall mühselig und führen oft nicht zu dem gewünschten Ergebnis.

Im eigenen Zuhause ärgert man sich manchmal über das Werkzeug. Wenn ich ein neues Bild aufhängen will, laufe ich häufig zuerst in den Keller, um einen Hammer zu suchen. Den Nagel hole ich dann aus dem Gartenhaus. Wenn ich dazu noch eine Bohrmaschine benötige, muss ich vielleicht sogar noch auf den Dachboden klettern.

Die beschriebene Situation ist vergleichbar mit den Insellösungen, die wir bei unseren Kunden oft sehen: Viele Excel-Arbeitsmappen sind dort im Einsatz (teilweise zumindest mit semi-automatischen Datenaustausch). „Irgendwie funktioniert es schon“, aber das Zusammenspiel der einzelnen Teile ist aufwändig. Es macht eine Menge Mehrarbeit. Nichts ist an einem Ort zentral integriert.

Einige der aktuell auf dem Markt verfügbaren datenbankbasierten PM-Systeme wiederum sind vergleichbar mit einem großen, schweren und aus verallgemeinerten Erfahrungswerten zusammengestellten Sack voller Werkzeug. Werkzeug, das man irgendwann für irgendeine Aufgabe vielleicht einmal brauchen könnte. Man findet eine erstaunliche Ansammlung unterschiedlicher Funktionen, von denen aber viele womöglich nie benötigt werden. So manches vorhandene Werkzeug ist zudem auch noch unpassend. Man stelle sich beispielsweise vor, Sie finden in Ihrem frisch gekauften Werkzeugsack ein paar Handschuhe und müssen feststellen, dass diese Ihnen gar nicht passen. Davon abgesehen ist so ein Werkzeugsack groß und unhandlich. Mit einer derart bombastischen Ansammlung möchte niemand in Haus oder Garten rumlaufen.

Digitaler Werkzeugkoffer_Abbildung 1

Bild 1: Der große, unhandliche Werkzeugsack

Viele erfahrene Heimwerker lösen die Frage der Werkzeugaufbewahrung viel pragmatischer: Sie benutzen Werkzeugkoffer, die sie nach ihren Anforderungen selbst zusammengestellt haben. Ein Werkzeugkoffer muss handlich bleiben, so dass er problemlos im Haus von einem Ort an den anderen getragen werden kann. Das ist praktischer, als alles verstreut aufzubewahren und doch deutlich komfortabler als ein schwerer Werkzeugsack.

Digitaler Werkzeugkoffer_Abbildung 2

Bild 2: Die pragmatischen, praktischen Werkzeugkoffer

Doch was macht den Werkzeugkoffer so praktisch, und warum benutzen wir ihn so gerne im Haushalt?

  • Unsere Werkzeugkoffer sind genau so groß wie es Haushalt und Garten verlangen. Ein kleiner Werkzeugkoffer für die kleine Wohnung mit kleinem Balkon. Ein großer Werkzeugkoffer für ein großes Haus mit großem Garten.
  • Im Werkzeugkoffer wird alles zentral an einem Ort aufbewahrt. Damit ersparen wir uns viel Zeit und Nerven bei der Suche nach dem passenden Werkzeug.
  • Unsere Werkzeugkoffer sind über die Jahre gewachsen. Sie sind eben nicht der große Werkzeugsack. Werkzeug, das sich seit mehreren Jahren bewährt hat, bleibt drin. Ist ein Werkzeug nicht mehr zeitgemäß oder in die Jahre gekommen, wird es ausgetauscht.

Wenn wir Unternehmen dabei helfen wollen, ihre Softwareunterstützung im Projektmanagement zu verbessern, dann soll die konzipierte Lösung so aussehen wie ein Digitaler Werkzeugkoffer.


Die Idee des Digitalen Werkzeugkoffers lässt sich einfach und knapp in drei Punkten zusammenfassen:

  • Der Umfang der PM-Software sollte sich nach dem Reifegrad des Projektmanagements im Unternehmen richten. Es gibt keine one-size-fits-all Lösung.
  • Alle Anwendungen sollten in einem zentralen System integriert sein, sodass kein mühsamer Austausch zwischen einzelnen Inselsystemen erfolgen muss.
  • Anwendungen im Unternehmen sind organisch gewachsen. Was sich in der Vergangenheit bewährt hat, sollte beibehalten werden. Es ist nur in den wenigsten Fällen sinnvoll, für alle Anwendungen ein neues Tool einzuführen.

Der Digitale Werkzeugkoffer der Tiba Technologieberatung ermöglicht es Unternehmen aller Größenordnungen und Industrien, ihre Planungs- und Steuerungskonfigurationen im Projektmanagement durch die passende Softwareunterstützung optimal zu planen, durchzuführen und zu steuern – und somit ihre Projekte zum Erfolg zu führen.


In der Praxis: So richten wir Ihnen Ihren Digitalen Werkzeugkoffer ein!

Digitaler Werkzeugkoffer_Praxis_Schritt 1Schritt (1/4):
Gemeinsam mit Ihnen, schauen wir uns an, welche PM-Tools bei Ihnen im Einsatz sind. Dabei stellt sich vielleicht heraus, dass manche Tools nicht mehr auf dem neuesten Stand sind. Manche können vielleicht verbessert werden. Manche fehlen wohlmöglich in Gänze. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir ein Konzept, welche Werkzeuge in Ihrem Digitalen Werkzeugkoffer enthalten sein sollen.

 

Digitaler Werkzeugkoffer_Praxis_Schritt 2Schritt (2/4):
Nun geht es daran, Ihren Digitalen Werkzeugkoffer einzurichten. Oder übertragen auf die Software-Unterstützung: Wir installieren und konfigurieren Ihren Digitalen Werkzeugkoffer. Das fertige System könnte dann zum Beispiel wie in der nachfolgenden Abbildung dargestellt aussehen. Jedes Element der linken Leiste entspricht dabei – metaphorisch gesprochen – einem der bei Ihnen im Einsatz befindlichen Werkzeuge.

 

Digitaler Werkzeugkoffer_Abbildung 3.jpg

Digitaler Werkzeugkoffer_Praxis_Schritt 3
Schritt (3/4):

Ein Werkzeugkoffer ist nichts wert, wenn das Wissen fehlt, wie er aufgebaut ist und wie die Werkzeuge, die in ihm enthalten sind, benutzt werden. Nur wenn jeder weiß, wie ein Werkzeug zu bedienen ist, stiftet es auch einen Mehrwert. Durch Anwender-Trainings nach dem Train-the-Trainer Ansatz verankern wir dieses Wissen nachhaltig in Ihrem Unternehmen.

 

Digitaler Werkzeugkoffer_Praxis_Schritt 4Schritt (4/4):
Wenn Sie einen großen Garten haben, kennen Sie das vielleicht: Manchmal hat man einfach nicht die Ressourcen, eine Hecke selbst zu schneiden, und beschäftigt lieber einen Gärtner. Für Ihre operativen Projektarbeiten bieten wir Ihnen (gerne auf Basis der Arbeitnehmerüberlassung) PM-Tool-Experten, die Sie beispielweise bei der Terminplanung, dem Projektcontrolling und dem Berichtswesen unterstützen.

 
Sie haben Interesse an geeigneten Produkten aus unserem Partnernetzwerk zur Modellierung und Optimierung der Geschäftsprozesse? Sie möchten sich unverbindlich zur Optimierung Ihrer Softwareunterstützung im Prozessmanagement beraten lassen? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt auf.

Die Projektspezialisten der Tiba Technologieberatung GmbH beraten Sie gerne.

Mehr Informationen: http://www.tiba-tech.de

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